Как заказать звук и свет и не сойти с ума: честный гайд по общению с подрядчиком

Часто диалог начинается фразой: «Здравствуйте, нам нужен звук. Сколько это стоит?». Для меня как профессионала это уравнение с десятью неизвестными. Какой звук? Для речи или рок-концерта? В переговорную комнату или в ангар?

Я решила написать этот гайд, чтобы сэкономить ваше время и нервы. Это не просто статья, это инструкция по эффективной коммуникации. Я расскажу, что нужно сделать перед звонком, как отличить профи от дилетанта и что именно нужно сообщить менеджеру, чтобы аренда оборудования для вашего мероприятия прошла идеально, а смета не выросла в процессе.

Прежде чем набирать номер прокатной компании или заполнять бриф, соберите эти данные. Они критически влияют на подбор техники и финальную стоимость.

Нам важно знать не только дату события, но и время доступа на площадку. Монтаж сложного комплекта может занимать 4-6 часов. Если зал освобождается за час до прихода гостей, это катастрофа, которую мы можем решить только увеличением бригады техников (что влияет на бюджет). Нам нужно знать: во сколько заезд, во сколько начало, во сколько мы должны покинуть площадку.

Где мы работаем? Это ресторан в центре Москвы с узким лифтом? Лофт на третьем этаже без лифта? Или шатер в чистом поле? Логистика и грузчики - важная часть сметы. Кроме того, нужно понимать акустику: стекло и бетон требуют одного подхода, ковролин и шторы, другого.

Человеческое тело - отличный звукопоглотитель. Комплект звука, который идеально «качает» пустой зал, может просто потеряться в толпе из 200 человек. Чтобы заказать звук правильно, назовите планируемое число участников.

Что будет происходить?

• Конференция: Приоритет: разборчивость речи, микрофоны, презентации.
• Банкет с диджеем: Нужен плотный звук и базовый свет.
• Выступление кавер-группы: Самый сложный формат. Здесь нужен бэклайн (инструменты), мониторы и выполнение технического райдера.

Не бойтесь называть цифры. Если я знаю, что бюджет ограничен, я не буду предлагать вам премиальный свет Clay Paky, а подберу достойную, но более доступную альтернативу. Это сэкономит нам обоим кучу времени на пересчетах сметы.

Сохраните эту таблицу. Если вы сможете заполнить эти пункты перед обращением к нам, вы автоматически получите самое точное и выгодное предложение.

Общение - дорога с двусторонним движением. Вы не просто покупаете услугу, вы выбираете партнера. Вот вопросы, которые я рекомендую задать любому подрядчику (в том числе и мне), чтобы проверить его компетентность.

• «Входит ли в стоимость работа специалиста на площадке?»

Остерегайтесь ответов «нет, там все просто, сами включите». Профессиональное техническое обеспечение подразумевает, что за пультом всегда стоит профи. Иначе вы платите за «кота в мешке».

• «Что будет, если оборудование сломается?»

У профи всегда есть ответ: «У нас с собой запасной микрофон, кабели и план Б». Техника есть техника, она ломается. Важно то, как быстро подрядчик может решить проблему.

• «Это ваше оборудование или вы берете его в субаренду?»

Компании с собственным парком (как мы) лучше следят за состоянием техники и могут дать более гибкую цену.

• «Что нужно от площадки?»

Грамотный менеджер сразу спросит про мощность электросети и время на разгрузку. Если подрядчика это не интересует - ждите сюрпризов в день монтажа.

Иногда клиент заказывает оборудование и пропадает до дня мероприятия. Это большой риск. Мероприятие как живой организм, в нем постоянно что-то меняется. Вы решили перенести сцену в другой угол? Сменился тайминг? Добавился еще один спикер?

Сообщайте нам об этом немедленно. Перенос сцены может потребовать другой длины кабелей, которых просто не окажется в машине. Новый спикер это дополнительный микрофонный канал. Мы, как ваша техническая команда, должны быть в курсе любых изменений сценария.

Идеальный результат получается тогда, когда мы работаем в одной связке. Мы берем на себя все технические сложности: коммутацию, частоты, райдеры. От вас нужна только информация.