Разделяй и властвуй? Почему в организации мероприятий этот принцип не работает
Представьте себя на месте организатора за месяц до крупного события. Перед вами таблица в Excel, десятки вкладок, бюджет, который трещит по швам. И вот появляется соблазнительная идея: «А что, если нанять звуковиков отдельно - у них отличные цены на акустику, а на свет позвать вот ту компанию - у них классные световые головы и дешевле доставка? Так я смогу сэкономить 15-20 тысяч рублей!».
На бумаге это выглядит как мудрое управленческое решение. В реальности вы, сами того не зная, запускаете сценарий, который может превратить подготовку к мероприятию в настоящий кошмар.
В этом тексте мы сделаем детальный разбор двух подходов к техническому обеспечению. Сначала мы пройдем по всем «кругам ада» работы с раздельными подрядчиками, а затем покажем, почему комплексное оснащение мероприятий - это не роскошь, а самая разумная инвестиция в ваше спокойствие и успех события.
Сценарий «Экономия»: Хроники одного мероприятия с двумя подрядчиками
Давайте представим, что вы все-таки решили нанять две разные компании. Вот что, скорее всего, будет происходить дальше.
Акт I: Муки выбора и несостыковки в сметах
Вы начинаете обзванивать компании. Одни называют мощность в RMS, другие - в пиковых значениях. У одних в смете есть «комплект коммутации», у других нет (хотя он, конечно, понадобится). Вы тратите часы, пытаясь сравнить несравнимые коммерческие предложения, задавая одним и тем же вопросам разным менеджерам. Вы уже сэкономили 15 000 рублей, но потратили 5 часов своего рабочего времени (а сколько стоит час вашей работы?).
Акт II: Битва за розетки и парковку в день монтажа
Наступает день мероприятия. К площадке одновременно подъезжают два грузовика от разных компаний. Начинается негласная борьба за лучшее парковочное место для разгрузки. Далее техники заходят в зал и видят, что на площадке всего одна группа розеток достаточной мощности. Начинается спор, кто подключится первым и кому хватит электричества. Вы, как организатор, вместо того чтобы встречать декораторов или артистов, вынуждены выступать арбитром в споре техников.
Акт III: Технический детектив «Кто виноват?»
Это кульминация драмы. Монтаж в разгаре, и выясняется, что световой пульт не «видит» часть приборов. Или звуковой пульт выдает странный гул. Начинается перекрестный допрос:
- Художник по свету: «Проблема не у меня, у меня по DMX-линии все чисто. Это, наверное, из-за их звукового оборудования помехи идут».
- Звукорежиссер: «Наше оборудование идеально. Это их световые приборы "гадят" в электросеть. Пусть поставят фильтры».
И вот вы уже стоите посреди зала, слушая технические термины, и пытаетесь понять, кто из них прав, в то время как до прихода гостей остается два часа. Каждый подрядчик защищает свою зону ответственности, и никто не несет ответственность за конечный результат - работающую систему.
“
«Классическая история. Техника разных производителей, особенно из разных ценовых сегментов, может конфликтовать на уровне электропитания или протоколов управления. Найти причину в такой сборной "солянке" на месте - огромный стресс и потеря времени. Когда вся техника из одного парка, мы знаем ее вдоль и поперек и гарантируем 100% совместимость».
Финал: Рассинхрон и упущенные творческие моменты
Допустим, все проблемы удалось решить. Начинается мероприятие. Ведущий объявляет кульминационный момент, звучит торжественная музыка... а световой акцент опаздывает на 5 секунд, потому что художник по свету не знал точного тайминга от звукорежиссера. Во время выступления кавер-группы на гитарном соло свет бьет не в гитариста, а в барабанщика. Это мелочи, но именно из них складывается общее впечатление «непрофессионализма». Техники из разных компаний не являются командой, они просто выполняют свою работу параллельно.
Сценарий «Система»: 5 столпов вашего спокойствия
А теперь давайте представим, что вы заказали аренду звука и света в одной компании. Все проблемы, описанные выше, просто не возникают. Почему?
Причина №1: Финансовая эффективность, а не иллюзия экономии
- Прямая выгода: Вы получаете скидку за объем. Заказывая комплексное решение, вы всегда получаете более выгодную цену, чем при аренде тех же позиций по отдельности.
- Скрытая выгода: Вы платите за одну доставку, а не за две. Вы не переплачиваете за дублирующиеся элементы (например, общую коммутацию). Ваше время, потраченное на поиск и координацию, также стоит денег. В итоге «экономия» в 15 000 рублей от раздельных подрядчиков легко превращается в переплату.
Причина №2: Единый центр ответственности
Это главный «убийца» стресса. Если что-то не работает - неважно, звук это или свет - у вас есть один номер телефона и один ответственный менеджер проекта. Вам не нужно выяснять, кто виноват. Есть только одна задача - решить проблему. И это уже наша забота. Мы несем полную ответственность за всю техническую составляющую мероприятия, от первой розетки до финальных аплодисментов.
Причина №3: Гарантированная техническая синергия
Все оборудование в нашем парке подобрано так, чтобы идеально работать вместе. Это как экосистема Apple - все устройства без проблем соединяются друг с другом.
- Совместимость по управлению: Наши световые и звуковые консоли корректно работают по общим протоколам.
- Совместимость по питанию: Мы заранее рассчитываем общую потребляемую мощность и знаем, что наше оборудование не будет создавать помех друг для друга.
- Единый стандарт коммутации: Все кабели, разъемы и переходники у нас одного стандарта, что исключает любые проблемы на этапе монтажа.
Причина №4: Единая творческая команда
Наши звукорежиссеры и художники по свету - это не просто два отдельных специалиста, это сыгранная команда. Они работают вместе на десятках мероприятий.
- Они общаются на одном языке и понимают друг друга с полуслова.
- Звукорежиссер заранее сообщает художнику по свету о ключевых моментах в музыкальной программе.
- Художник по свету знает, как лучше подсветить инструменты на сцене, чтобы помочь звукорежиссеру.
- В результате вы получаете не просто звук и свет, а единое, гармоничное аудиовизуальное шоу.
Причина №5: Ваш самый ценный ресурс - время
Посчитайте, сколько времени уходит на поиск, сравнение, согласование и координацию двух подрядчиков.
- Один договор вместо двух.
- Один менеджер проекта вместо двух.
- Один технический брифинг вместо двух.
- Один заезд на площадку вместо двух.
- Это десятки сэкономленных часов, которые вы можете потратить на более важные творческие и организационные задачи.
Сравнение подходов: Наглядная таблица
Вывод: Что вы на самом деле покупаете?
Выбирая подрядчика по принципу «здесь дешевле звук, а там - свет», вы покупаете набор оборудования. Выбирая звук и свет в аренду у одного комплексного партнера, как «Система», вы покупаете нечто гораздо большее - предсказуемость, надежность и гарантированный результат. Вы инвестируете в свое спокойствие, зная, что вся сложнейшая техническая часть находится в одних профессиональных руках.
При подготовке статьи использовалась информация из следующих источников:
- Шумович А.В. Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016.
- Назимко А. Событийный маркетинг. Руководство для заказчиков и исполнителей. - М.: Вершина, 2007.
- Романцов А.Н. Event-маркетинг: сущность и особенности организации. - М.: Дашков и К, 2013.
Автор статьи
- АннаРуководитель отдела проектов компании «Система»Более 8 лет Анна помогает клиентам создавать нужную атмосферу на мероприятиях. Как руководитель проектов, она переводит творческие идеи в безупречные технические решения, исходя из задач события, а не из мощности оборудования.
